ARAHAN KADISDIKPORA TERKAIT TEKNIS PETUGAS PELAYAN INFORMASI

Singaraja, Senin, 15 Mei 2023 l DISDIKTODAY

Dalam upaya untuk meningkatkan pelayanan informasi publik yang lebih baik dan efisien, Kepala Dinas  Dinas Pendidikan  Pemuda  dan Olahraga Kabupaten Buleleng  Made Astika, S.Pd., M.M memberikan arahan penting  saat Apel Pagi terkait dengan koordinasi dan konsolidasi pengumpulan dokumen informasi oleh Petugas Pelayanan Informasi di lingkungan internal Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab. Buleleng

Adapun arahan terbsbut sebagai berikut :

1. Koordinasi antar bidang 

Petugas pelayanan informasi yang bertugas harus menjalin kerja sama dan koordinasi yang erat antar bidang dalam menjalankan tugas mereka. Hal ini meliputi berbagi informasi terkait permintaan informasi publik, status permintaan, serta pengumpulan dan penyediaan dokumen informasi. Koordinasi ini diharapkan keprofesional  dalam hal memberikan informasi  dan memastikan waktu respons yang lebih cepat kepada pemohon informasi publik.

2. Konsolidasi Dokumen Informasi Publik

Petugas pelayanan Informasi harus mengadopsi praktik konsolidasi dokumen informasi publik. Ini berarti bahwa jika terdapat dokumen yang serupa atau salinan dari dokumen yang sama yang diminta oleh pemohon yang berbeda, Petugas harus mengkonsolidasikan dokumen-dokumen tersebut menjadi satu unit. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi dalam pengumpulan dan penyebaran informasi publik.

3. Penyimpanan dan Perlindungan Dokumen

Dokumen informasi publik yang telah dikumpulkan harus disimpan dengan aman dan dilindungi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Petugas diwajibkan untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tidak disalahgunakan atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

4. Pelaporan Rutin

Setiap Petugas harus memberikan laporan rutin kepada pimpinan dinas atau OPD lain yang berwenang mengenai pengumpulan dan penyebaran dokumen informasi publik. Laporan ini harus mencakup jumlah permintaan informasi, jenis informasi yang diminta, waktu respons, dan permasalahan lain yang relevan.

5. Peningkatan Kualitas Pelayanan

Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Buleleng berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan informasi publik.  Petugas harus secara berkala melakukan evaluasi diri dan mengidentifikasi area-area perbaikan yang perlu diimplementasikan.

Dengan adanya arahan ini, diharapkan proses pengumpulan dokumen informasi publik oleh petugas pelayanan informasi akan menjadi lebih efisien, transparan, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.  Disampaikan pula bahwa akses terhadap informasi publik adalah hak masyarakat dan akan terus berupaya untuk memenuhi kewajiban tersebut.